杭州市政府辦公信息處理中心

　　為進(jìn)一步規(guī)范行政行為,降低行政成本,提升政府效能，充分發(fā)揮政府信息化建設(shè)效用,杭州市政府辦公廳于2006年5月1日開(kāi)始在全市范圍部署開(kāi)展了電子公文的推廣工作。目前凡杭州市政府、市政府辦公廳下發(fā)到各區(qū)、縣（市）政府和市政府各部門、各直屬單位的文件均通過(guò)辦公業(yè)務(wù)資源系統(tǒng)以電子公文（CEB文件）傳輸，不再下發(fā)紙質(zhì)公文。各區(qū)、縣（市）政府和市政府各部門、各直屬單位上報(bào)市政府、市政府辦公廳的文件均制作成帶紅頭紅章的電子公文并通過(guò)辦公業(yè)務(wù)資源系統(tǒng)報(bào)送，除附帶如規(guī)劃圖等特殊格式的附件外，不需再報(bào)送紙質(zhì)公文。市政府辦公廳內(nèi)部收、辦、傳、擬、發(fā)文等公文流轉(zhuǎn)過(guò)程也全面實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化。

　　初見(jiàn)成效

　　實(shí)施電子公文三個(gè)多月以來(lái)，發(fā)送市委、市政府正式電子公文300 余件，接收各部門上報(bào)的電子公文600余件，發(fā)送電子刊物約270期，發(fā)送會(huì)議通知430余件，辦理領(lǐng)導(dǎo)批示750余件。公文的無(wú)紙化工作不僅有效保障了市委、市政府和各單位的公文傳遞，并且產(chǎn)生了多方面的效益：

　　第一、大幅加快了公文的下發(fā)速度。在實(shí)施電子公文前，市委市政府下發(fā)的文件一直執(zhí)行雙軌制，由于電子文件是在紙質(zhì)文件完成校對(duì)后，再由印刷廠將排版文件提交信息中心并轉(zhuǎn)換格式后下發(fā)的，因此電子文件下發(fā)的速度往往比紙質(zhì)文件更遲緩。實(shí)施電子公文后，文件不再需要經(jīng)過(guò)印刷廠，公文的校對(duì)過(guò)程也是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行電子校對(duì)，完成校對(duì)后生成的紅頭紅章的電子公文做到即發(fā)即收，大幅加快了公文下發(fā)的速度。

　　第二、節(jié)省了紙張印刷費(fèi)用。據(jù)統(tǒng)計(jì)，實(shí)施電子公文的第一個(gè)月，辦公廳用于印刷的費(fèi)用降低了一半。

　　第三、規(guī)范了電子公文的版式，解決了電子公文的效力問(wèn)題。在實(shí)施電子公文以前，市政府和各區(qū)縣部門通過(guò)網(wǎng)絡(luò)等方式也在傳輸電子文件，但這些電子文件存在諸多問(wèn)題，如電子文件無(wú)紅頭、無(wú)公章，字體字號(hào)間距等格式不規(guī)范等，使得電子文件只能做為紙質(zhì)文件的補(bǔ)充，用于幫助文件內(nèi)容的查詢和參考。在此次電子公文的推廣中，統(tǒng)一采用方正CEB格式的版式文件做為電子公文的通用格式，并制訂了電子公文制作排版、電子用印、加密控制、全真顯示和打印等規(guī)范，使得電子公文美觀、嚴(yán)肅、安全，真正可以取代紙質(zhì)公文。

　　第四、實(shí)現(xiàn)了各部門公文信息的共享。實(shí)施電子公文以前電子文件的技術(shù)格式多樣，有Notes、關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)、WORD、WPS、PDF、TXT、圖片等等，由于格式的不統(tǒng)一，電子文件的共享和交換非常困難。通過(guò)統(tǒng)一部署CEB版式文件，解決了各單位之間公文信息共享的難題。

　　第五、減少了負(fù)責(zé)公文處理工作人員的重復(fù)工作。在實(shí)行雙軌制階段，公文收發(fā)人員既要接受、登記和分發(fā)紙質(zhì)公文，同時(shí)還需要處理電子文件。實(shí)施電子公文，取消紙質(zhì)文件，改變了這種不合理的狀況。

　　成功因素

　　總結(jié)杭州電子公文推廣工作取得成功的原因，我認(rèn)為可以用“水到渠成”來(lái)概括，此“水”來(lái)自多年信息化建設(shè)的積累和方方面面對(duì)此項(xiàng)工作的共同推動(dòng)。

　　第一、領(lǐng)導(dǎo)重視、各方面積極配合。

　　杭州市領(lǐng)導(dǎo)非常重視和支持電子公文的推行工作，并將該項(xiàng)工作作為建設(shè)“創(chuàng)新型、學(xué)習(xí)型、節(jié)約型”機(jī)關(guān)的具體工作來(lái)抓，市政府許副秘書(shū)長(zhǎng)、伍彬副主任等領(lǐng)導(dǎo)還對(duì)電子公文的部署工作提了很多具體的要求。市政府各部門也在人員、設(shè)備等各方面積極配合，并對(duì)電子公文的運(yùn)轉(zhuǎn)提出了很多具體的意見(jiàn)和建議。應(yīng)該說(shuō)領(lǐng)導(dǎo)的重視和各方面積極配合是電子公文推廣工作取得成功的關(guān)鍵。

　　第二、較好的政府信息化整體應(yīng)用水平為基礎(chǔ)。

　　電子公文的實(shí)施牽涉到法理、意識(shí)、技術(shù)、應(yīng)用等等方面，沒(méi)有較高的政府信息化整體應(yīng)用水平為基礎(chǔ)，推行電子公文來(lái)取代紙質(zhì)公文就是無(wú)米之炊。杭州市政府的信息化建設(shè)和應(yīng)用起步很早，1989年就采用主機(jī)終端方式建設(shè)了第一套公文登記處理系統(tǒng)；1995年市政府大樓按照智能大廈的標(biāo)準(zhǔn)建成了計(jì)算機(jī)結(jié)構(gòu)化布線系統(tǒng)，建立了覆蓋每個(gè)辦公室的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。并在全國(guó)黨政部門率先采用Ｌotus Notes群組軟件，構(gòu)建了基于客戶機(jī)／服務(wù)器體系結(jié)構(gòu)的市黨政首腦機(jī)關(guān)辦公服務(wù)系統(tǒng)，集電子郵件、辦公通用軟件、綜合電子信息庫(kù)和工具庫(kù)為一體，初步實(shí)現(xiàn)市黨政首腦機(jī)關(guān)日常辦公事務(wù)的計(jì)算機(jī)管理。1996年，建成了以市委、市政府辦公廳為中心，上下貫通，涵蓋各區(qū)、縣（市）委、政府和市級(jí)機(jī)關(guān)180多家單位的“杭州市黨政機(jī)關(guān)計(jì)算機(jī)通信網(wǎng)”，基于此平臺(tái)建立了電子報(bào)（發(fā)）文制度，初步實(shí)現(xiàn)了通過(guò)電子網(wǎng)絡(luò)傳送全市黨政機(jī)關(guān)之間的文件、政務(wù)信息，提高了政府機(jī)關(guān)的辦事效率。近幾年市政府更是加快了信息化的步伐，建設(shè)了“中國(guó)杭州”政府門戶網(wǎng)站、杭州市投資項(xiàng)目聯(lián)網(wǎng)審批系統(tǒng)、覆蓋全市的GIS系統(tǒng)等等，這些應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)和成功應(yīng)用，促進(jìn)了杭州市政府信息化軟硬件水平的提高，增強(qiáng)了公務(wù)人員的計(jì)算機(jī)操作能力，為電子公文的全面推行提供了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。