開會，開會，開會!說起開會，也許不少人會煩。據統(tǒng)計，全世界每天至少有6000萬個事務性會議，而我國以每日1000萬個會議名列榜首。
而隨著大量IT建設在全國企業(yè)如火如荼地展開，作為企業(yè)CIO，每周可能有約30%以上的工作時間要在開會?？梢哉f，怎樣開一個高效會議，開好一個IT項目會議，是CIO們的必修課。
然而，枯燥、沉悶、拖沓、低效，不少時候IT會議就象一個食之無味棄之可惜的雞肋。
每個CIO人工作之中，應該說或多或少是遇到以下的種種現象：
一個IT項目會議開了半天，離題萬里，竟不知道會議所云;會議與你相關的內容不到10分鐘，你卻不得不等上2小時，會議結束后才能離開;開會時間已過點，應會人員卻拖拖拉拉、來者無幾，CIO不得不打電話挨個找人;參會人員已到齊，卻因為一個重要參會者不在，要等上半小時甚至更長時間;會上領導講得滔滔不絕，眼看就過了下班的時間，但他還意猶未盡;原定1小時的研發(fā)會，結果吵吵鬧鬧3小時也沒結束，甚至不歡而散;幾個小時的產品規(guī)劃會結束了，會后什么也沒留下;一次軟件產品推廣會一開就是好幾個小時，卻沒有任何結果，合作伙伴很失望。
凡此種種，不一而足。
IT會議成本亦驚人
一些人會說，開會不就是幾張嘴幾支筆再帶幾對耳朵，有什么成本可計?但可別小看開會的費用成本，頻繁、無效率的IT會議，可能帶來主管層的隨意決策，讓IT員工疲于應付，不僅浪費公司成本，也造成公司工作效率低下、競爭力日益下降。
首先了解會議成本構成。會議成本通常是由三部份組成的，即會議工時成本、會議直接成本和效益損失成本。然后我們來算算會議的成本究竟是多少?
假設一家中型IT企業(yè)要組織一個10個人參加的項目會議，會議時長2小時，會議要用到投影設備，人均工時成本為30元/小時，薪資附加值系數為1.5，會議室的使用成本為120元每小時，投影的使用成本為100元每小時。
按照國際通行的會議成本計算公式，我們來算一算這個會議的實際成本是多少。會議工時成本=參會人員平均小時工資×薪資附加值系數×會議小時數×(參會人數+2)×(1+1.5)來計算：
會議工時成本=30×1.5×2×(10+2) ×(1+1.5) =2700元
會議直接成本=(150+100) ×2 =500元，即租賃費、設備使用費等。
二者合計：3200元。開一個由10個人參的2小時的IT會議，成本竟然也要3千多元。如果一個企業(yè)經常是大會小會的，文山會海，那浪費是相當驚人!
其實這些只是直接看得到的成本，不包括會議間接無形的效益損失成本!間接損失成本指的是，由于會議原因與會者不得不離開自己的工作崗位，從而造成公司管理效率的下降、訂單流失、意外事件的發(fā)生。
10大因素致使IT會議效率不高
調查發(fā)現，至少有40%以上的IT會議是沒有效能的。綜合各種因素，IT會議效率不高通常由以下10大原因造成:
1、會議時間安排不當，每個人或精神困乏或饑腸轆轆，或會議頻繁，IT員工不勝其煩。
2、會議地點設置不當，或環(huán)境不好，致使會議時常被干擾。
3、開會對象的選擇有誤，通知來的是一些可有可無的參與者，而一些“必須到會”者卻因為事務在身不能來。
4、作為主持人的CIO或企業(yè)領導缺乏影響力，不知如何表意，又不知如何引退，被與會者牽著鼻子跑，跑離了會議主題。
5、會議的準備工作不好，致使IT會議匆促而無成效。
6、一把手不重視會議，不抓實效，使與會者敷衍應付了事，致使會議多流于形式。
7、目的和結果在會議進行中忽然發(fā)現皆不明確，致使IT會議毫無意義。
8、IT會議缺少責任績效制約，沒有良好會議制度。
9、CIO者缺少會議成本觀念，沒有考慮會議時間的無形損失。
10、開會仍停留在口+筆的傳統(tǒng)模式，沒有利用好現代技術，致使開會成本居高不下。
如何開一個高效IT會議
人生活在一個時時處處充滿會議的世界，但是，我們又不得不承認，有些會議對推動企業(yè)不斷推進的確非常關鍵。那么CIO如何才能開一個高效的會議，尤其是悠關企業(yè)未來競爭力的大型IT建設項目(如ERP、SCM等)，如何能在會議中切實有效解決問題，以為提高項目團隊士氣、提高項目科學決策、解決項目沖突和順利實施項目奠定堅實的基礎?
明確會議目標
會議本身就是以目標為導向的。有一個明確、對口的目標才能體現召開會議的意義。比如召開一個IT項目會議的目標就是要溝通項目信息、跟蹤項目進展、制定項目計劃、形成項目決策、解決項目沖突、進行項目跟蹤等，當然也包括計劃、考核項目完成時間、成本與投入效益比等，讓與會者都有目標、指標，才有可能認真貫徹執(zhí)行。
合理安排會議時間
上午9-10點之間，IT員工開始進入工作狀態(tài)，思想活躍情緒飽滿，這個時間段最適合開重要的會議，同樣也是舉行研發(fā)會、商務洽談的最佳時機。上午10-11:30點或下午2-4點之間，較為適合調動員工集思廣益，大家能充分開動頭腦風暴。其他時間可處理較為不重要的會議。
制定會議計劃，使會議標準化
IT會議計劃主要包括確立適合的參加人、會議的記錄、議程、時間、會場、開會的方式等。如會議討論是分小組進行還是個人發(fā)言，決策是領導人拍板、還是團隊表決。在會議之前應建立清楚的會議議程，將所要解決的問題、程序、時間、地點以文字形式分發(fā)給與會者，好讓他們對會議的目的、本質與架構等各種情況有一個詳細的了解，使他們能有充分的時間準備相關的資料、有針對性地發(fā)言。
國內IT標桿企業(yè)聯想到美國微軟觀摩，發(fā)現微軟件每次開會都是高效率的標準化操作模式，包括會議的目標/議程/參與者/主持/決議/執(zhí)行等都是標準化，連兩個不同的會前后隔幾天開都是標準化的。這對聯想震動很大，回去后也對會議進行梳理、分類，進行標準化管理。
制定會議議程細分表
一個大型IT項目會議(新產品發(fā)布會)議程、事項很多，為不使會議忙而出錯丟三落四，制訂會議日程表很重要。開會當中，作為主持人CIO可以不時抽出一些時間來檢查議程明細表上的每一項，看看完成情況，努力在計劃規(guī)定的時間內把會議討論全部落實、推向高潮，并及時結束會議。利用議程明細表還可對突發(fā)事件進行調整，以保證會議順利進行。
巧妙控制會議過程
為使IT會議至始至終保持良好運行狀態(tài)，會議必須進行有效過程控制。會議開始時應由CIO或相關主持人說明會議的目的和期望，明確誰做會議記錄和誰協助控制時間，并說明會議的規(guī)范，如關閉手機、做好筆錄、網絡連接、鼓勵提問、不準中途離開等，以避免影響會議的正常進行。會議主持人的首要任務是要緊扣會議議題，防止跑題和偏題，設定時間，準時開始、準時結束，并要對每個IT議程定個大致的時間限制，一個議題不能討論過久，如不能得出結論可暫放一下避免影響其他議題。日本松下公司就開會時間就以“分”為計算單位，清楚劃分，嚴格控制。
善于對付 “會議麻煩制造者”
一個IT會議，特別是事關大型信息化建設項目如ERP、SCM或大型研發(fā)項目的會議，CIO最怕就是不配合的人，使會議難以順利達到計劃目標，我們把這些人稱之為 “會議麻煩制造者”。美國IBM公司把可能的“會議麻煩制造者”歸為六大類，并制定了對付這六大類人的方法。
遲到者——對有各種借口常遲到的IT員工或關聯部門的員工，采取重點盯人術，在會前特別招呼，屢教不改者會后就作相應處罰;對偶爾遲到者，會后多加補課，分發(fā)會議紀錄;對重點人物的遲到者，就在會上簡要快速回顧剛才會議主要情況，會后分發(fā)會議紀錄。對一般人物遲到，仍按時開會;對重點人物(如企業(yè)主要領導)遲到，就適當延時開會，但一般不超過20分鐘，盡量不要耽誤會議。
1、攪局者——攪局者往往對某個主題或計劃持有嚴重偏見，提不出正面建設的意見，為反對而反對。因此CIO可在征求多數人意見之下，采取限制時間量、設制時間段、限制主題和要求提出正反兩面意見來干預隨意“炮火亂開”的攪局者。
2、心不在焉者——一些IT員工或關聯部門的員工會上愛做小動作，容易分心，有時還會嚴重干擾會議情緒。對付此種人，主持人就用眼睛不時關注他提醒他，或者穿插提問，吸引其注意，甚至可以讓這種人作會議紀錄，寫會議感想提建議，讓他無法分心。
3、窮嘴多舌者——這種人愛辯得臉紅脖子粗，講得滔滔不絕，浪費大家時間;或是一有想法，就突然冒出話，搶斷話題，破壞會議秩序。對此，CIO就設限制時間量、設制時間段巧妙控制這些人隨意發(fā)言，或在會尾給這些人多留發(fā)言時間，以免跑離主題。
4、干私活者——這些員工沒把會放在心上，在會上借機忙碌其他事。CIO應在會前作出禁止會上處理其他事情的聲明，尤其是對愛干私活者更要挑明，指出行為的不正當性。應付干私活者，非重要會議也可設在上班前后開，或隔絕會議內外環(huán)境營造嚴肅氣氛，也是好方法。
5、爭寵者——這種人往往對領導或CIO提出的某個主題或項目計劃一味迎合、贊賞，毫無主見地支持，對會議提不出任何建設性的反對意見。主持人可婉言提醒，要求提出正反兩面意見，以防會議被一片贊美聲所淹沒。
做好會議記錄
每一項IT會議一定要有一個準確完整的會議記錄，會議的各項決議一定要有執(zhí)行人員、所負職責及完成期限，一定要在決議記錄中明確說明，避免會后互相推諉，影響決議的完成。一般而言，會議結束2-3天后，所有與會者應拿到會議記錄，所有與會者應承擔起對會議質量進行反饋、執(zhí)行的職責。
建立會后追蹤責任制
看一次IT項目會議是否成功，要看會議是否產生了切實可行的決定并能否得到確實有效執(zhí)行。因此，會議結束時CIO要及時總結會議的主要決定和行動方案，建立會議事后跟蹤程序，明確各項任務的責任人及完成時間，并確定由誰進行督促和檢查實施的情況。如有意外，CIO可及時發(fā)現適時調整。據悉，SAP公司一個著名開會法則就是：“議后速決，決后速行”，決議內容要日清月結，否則會議會議召集人和主管將受處罰。寶潔公司則開設了“會議檔案”，將決議內容、執(zhí)行人、執(zhí)行日寫得清清楚楚，有的還公布在專門網絡空間上，接受大家監(jiān)督。
利用現代工具開高效會
很多企業(yè)在舉行重大的IT建設、產品戰(zhàn)略研討會、產品招商發(fā)布會、展銷會時，往往為缺乏系統(tǒng)、科學的分析方法和工具而煩惱。如今是信息社會，CIO應充分利用現代化通信技術工具，這是是迅速提高會議質量、效率的新重要保障，它包括IT技術、多媒體和視頻等。如今網絡視頻會議盛行，使用的是一種被稱為流動媒體的現代技術，它可現場用錄像把某個會議或活動現場錄制下來，然后轉換成數字化的視頻信號通過網絡傳送到各個地方的播放器，直接觀看或下載下來供以后觀看。由于是通過網絡傳遞，所以不存在什么時空上的障礙。網絡視頻會議對分布各地的集團企業(yè)召開包括IT項目等各種會議十分有用，它可實現移動會議、即時轉播，不必再讓有關人員乘坐飛機去往目的地，可以節(jié)省飛行、住宿、伙食、地面交通等許多會議費用。而現代多媒體教學工具的運用也能使發(fā)言干凈利落。
謹望以上，能對CIO們開一個高效會議，有所啟發(fā)，有所幫助。
